Behandling af personoplysninger – ansatte (fastansatte og midlertidigt ansatte)

Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger om dig til administration af dit ansættelsesforhold og til lønudbetaling. Derudover behandler vi data, der genereres som konsekvens af din ansættelsesfunktion.

Disse oplysninger behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e og artikel 9 stk. 2 litra f og databeskyttelseslovens §7 og §12.

Billeder behandles alene efter samtykke - artikel 6 stk. 1, litra a.

Oplysninger, vi registrerer om dig

Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn til dig, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, du løser, fx mødereferater eller din e-mailadresse.

De typer af oplysninger, vi har registreret om dig, er oplysninger om:
navn, adresse, privat e-mail, telefonnummer, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, ansøgning med bilag herunder CV og eksamensbeviser, referater fra MUS-samtaler, afviklede feriedage, særlige feriedage, referater fra lønsamtaler, sygefraværsdage, elektronisk udstyr, nøgle og/eller nøglebrik, fysisk placering samt cpr-nummer.

De typer af oplysninger, som vi kan have registreret om dig, hvis det er relevant, er:
barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler, eventuel arbejdstidsregistrering, fritvalgsordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende. Listen er ikke udtømmende.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger, hvis vi har lov (hjemmel) til det.

Det kan fx være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT, oplysninger til skolens revisor eller oplysninger om sygefravær ved ansøgning om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – fx til ministerier eller politi.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger og evt. advarsler, fratrædelsesaftaler og opsigelser. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra c og databeskyttelseslovens §12 stk. 1 eller stk. 2. 

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Kilder til persondata

Vi indhenter og modtager oplysninger fra dig selv og fra offentlige myndigheder som fx Folkeregistret og Skat.

Adgang til dine personoplysninger

Det er kun personaleadministrationen og din ledelse, der har adgang til dine personoplysninger.

De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.

Opbevaring af data

Så længe du er ansat på Learnmark Horsens, gemmer vi oplysninger vedrørende dit ansættelsesforhold. Oplysningerne bliver gemt i Visma Case.

De fleste oplysninger, vi har registreret om dig som medarbejder, har vi lov til (hjemmel til) at opbevare i 5 år efter, du er fratrådt. Oplysninger i studieadministrative systemer som Studie+, Lectio eller TEA slettes senest et år efter, du er fratrådt.

På Learnmark Horsens afleverer vi personaleoplysninger til Rigsarkivet i det omfang, vi har pligt til efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14. 

Billeder på hjemmesiden og sociale medier

På Learnmark Horsens ønsker vi at have portrætbilleder af vores medarbejdere på hjemmesiden. Dit billede bliver kun lagt på hjemmesiden, hvis du giver dit samtykke til det.

Billeder og portrætter af dig bliver ligeledes kun lagt på hjemmesiden og sociale medier, hvis du giver dit samtykke til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte kommunikationsafdelingen, hvorefter dine billeder slettes.  

Billeder til skolens hjemmesider og sociale medier behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a.

Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen.

Medarbejderoplysninger på hjemmesiden

På vores hjemmesiden præsenterer vi alle skolens medarbejdere. På siden vises følgende medarbejderoplysninger:

• Navn
• Titel
• Organisatorisk placering
• Telefon (hvis medarbejderen har en arbejdstelefon)
• E-mailadresse

Har du spørgsmål til medarbejderoplysningerne på hjemmesiden, kan du kontakte Learnmark Horsens’ kommunikationschef.

Medarbejderoplysninger på skolens hjemmeside behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra f, da skolen har en legitim interesser i at præsentere skolens medarbejdere for kommende og nuværende elever, kursister og samarbejdspartnere.

Oplysninger om medarbejdere slettes, når ansættelsen ophører.