Behandling af personoplysninger – elever og kursister


Formålet med behandlingen

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din uddannelse eller dit kursus, så vi kan facilitere dit kursus- eller uddannelsesforløb. Behandlingen omhandler primært:

  • Optagelse/tilmelding
  • Generel studieadministration og sagsbehandling (fx fravær og brud på skolens studie- og ordensregler)
  • Planlægning og gennemførelse af undervisning, eksamen og studierejser
  • Helbredsoplysninger (fx ifm. sps-støtte)
  • Vejledning

Disse oplysninger behandles hovedsageligt med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e.

Billeder behandles alene efter samtykke - artikel 6 stk. 1, litra a.

Derudover behandler vi oplysninger i henhold til en række love og bekendtgørelser, som vi er underlagt. Fx:

  • Offentlighedsloven
  • Forvaltningsloven
  • Lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse
  • Lov om de gymnasiale uddannelser
  • Erhvervsuddannelsesloven
  • EUX-loven
  • Vejledningsloven
  • Undervisningsmiljøloven
  • EVA-loven
  • Lov om statens voksenuddannelsesstøtte
  • AMU-bekendtgørelsen
  • Bekendtgørelse om udbetaling af økonomisk støtte til praktikophold i udlandet mv. fra Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag
  • Almen eksamensbekendtgørelsen
  • Optagelsesbekendtgørelsen


Oplysninger, vi registrerer om dig

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger (fx navn, adresse, telefonnummer, e-mail, karakterer, fraværsoplysninger, uddannelsesaftale, portrætbillede, mv.)
  • CPR-nummer
  • Følsomme oplysninger/helbredsmæssige oplysninger i særlige tilfælde (fx ifm. sygeeksamen, SPS-støtte, fraværsopfølgning og trivselssamtaler)
  • Din eventuelle tilknytning til Kriminalforsorgen under din uddannelse

 

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver kun personoplysninger, hvis vi har lov (hjemmel) til det.
Det kan fx være oplysninger til SU-styrelsen, skolens revisor, Undervisningsministeriet, Ungdommens Uddannelsesvejledning, faglige udvalg, a-kasser og jobcentre. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker fx med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e og databeskyttelseslovens §11 stk.1.

Går du på en erhvervsuddannelse vil du opleve, at vi udveksler oplysninger med din eventuelle praktikvirksomhed som et led i vores lovbestemte opgave jf. persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e. Oplysningerne er en forudsætning for, at du kan tegne en uddannelsesaftale.
Vi udveksler også oplysninger om fravær og karakterer – og om eventuelle brud på studie- og ordensregler med din praktikvirksomhed. Videregivelsen sker ligeledes med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.

Skolen videregiver nødvendige personoplysninger til rejseselskaber, hoteller og partnerskoler o. lign. i forbindelse med afvikling af studieophold/studierejser. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra e.

I særlige tilfælde sendes oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt – fx til ministerier eller politi. Det sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1, litra e.

Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.

Hvis du er under 18 år, videregiver vi også vigtige oplysninger om dig til dine forældre/værger – det skal vi bl.a. ifølge forældreansvarsloven.


Kilder til persondata

Oplysninger om dig kommer primært fra:

  • optagelse.dk
  • voksenuddannelse.dk
  • laerepladsen.dk
  • virksomheder
  • CPR-registeret
  • Jobcentre
  • Folkeskoler
  • Dig selv

Oplysningerne kommer også fra de data, du genererer gennem dit studieforløb. Fx eksamensresultater og samtaler.


Adgang til dine personoplysninger

Det er kun relevante medarbejdere og ledere, der har adgang til dine personoplysninger.

De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for arbejdsopgaver, der udføres.


Opbevaring af data

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe der er et legitimt formål med at opbevare dem, eller når den lovfastsatte opbevaringsperiode er udløbet. Derefter sletter vi dine persondata.

Eksempler på slettefrister:

  • Eksamensbeviser slettes efter 30 år
  • Uddannelsesaftaler slettes 3 år efter uddannelsen er gennemført
  • AMU-beviser slettes efter 30 år

På Styrelsen for It og lærings hjemmeside finder du en oversigt over krav til opbevaring og sletning af data i vores studieadministrative systemer. Her fremgår de mest almindelige slettepolitikker. Se oversigt med opbevaringskrav

På Learnmark Horsens afleverer vi personaleoplysninger til Rigsarkivet i det omfang, vi har pligt til efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14. 


Billeder på hjemmesiden og sociale medier

På Learnmark Horsens anvender vi sociale medier til at markedsføre os som skole og synliggøre vores aktiviteter.

Billeder af dig bliver kun lagt på hjemmesiden og sociale medier, hvis du giver dit samtykke til det. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at kontakte kommunikationsafdelingen, hvorefter dine billeder slettes (med mindre du har underskrevet en modelaftale med os).  

Billeder til skolens hjemmesider og sociale medier behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra a.

Du skal være opmærksom på, at der mellem os og vores platforme på sociale medier er tale om fælles dataansvar. Det betyder, at selv om vi sletter billederne, kan billederne stadig ligge gemt og blive behandlet på platformen.